Tuyển những nhân viên đầu tiên là bước chuyển lớn với người tự kinh doanh vừa lập công ty. Bài viết trình bày cách tách tiền cá nhân khỏi tiền công ty, dự trù quỹ lương theo dòng tiền và đặt chỉ tiêu công việc đơn giản cho đội ngũ nhỏ trong năm đầu vận hành.
1. Tách tiền cá nhân khỏi tiền công ty
Lấy ví dụ một người bán đồ gốm thủ công qua mạng, sau hai năm tự làm đã chuyển sang lập công ty và chuẩn bị tuyển một nhân viên bán hàng, một nhân viên đóng gói. Trước khi trả lương cho người khác, chủ doanh nghiệp cần biết chính xác tiền nào thuộc về công ty và tiền nào là thu nhập của mình.
Khi hoạt động theo mô hình công ty TNHH, công ty là một pháp nhân có tài sản tách khỏi tài sản cá nhân của chủ sở hữu. Doanh thu đi vào tài khoản của công ty, chi phí được chi từ đó, còn chủ doanh nghiệp nhận thu nhập qua lương hoặc lợi nhuận được phân chia theo đúng quy trình. Thói quen rút tiền công ty để chi việc nhà như thời bán hàng cá nhân cần được thay đổi từ sớm.
Một cách làm đơn giản là chủ doanh nghiệp tự xếp cho mình một mức lương cố định hằng tháng, chuyển sang tài khoản cá nhân vào cùng ngày với nhân viên. Khoản này đủ cho chi tiêu gia đình, phần lợi nhuận còn lại được giữ trong công ty để tái đầu tư hoặc dự phòng.
Việc tách bạch ngay từ đầu cũng giúp sổ sách rõ ràng hơn. Khi mọi khoản chi đều có chứng từ và đi qua tài khoản công ty, chủ doanh nghiệp biết được chi phí thực của hoạt động kinh doanh và dễ dàng tính ra khả năng chi trả lương cho người mới.
2. Dự trù quỹ lương theo dòng tiền của công ty
Quỹ lương không chỉ gồm tiền lương thỏa thuận mà còn có các khoản đóng bảo hiểm phần người sử dụng lao động, phụ cấp, chi phí tuyển dụng và đào tạo ban đầu. Chủ doanh nghiệp nên cộng đủ các khoản này để biết chi phí thực cho mỗi vị trí trong một tháng.
Tiếp theo là đặt quỹ lương cạnh dòng tiền dự kiến. Với cửa hàng gốm bán qua mạng, doanh thu thường tăng vào mùa quà tặng cuối năm và giảm sau Tết, trong khi lương phải trả đều đặn. Chủ doanh nghiệp có thể giữ riêng một khoản tương đương quỹ lương của ba tháng trong tài khoản công ty để trả lương ổn định qua các tháng thấp điểm.
Với nhân viên đầu tiên, cơ cấu lương có thể gồm phần cố định đủ để người lao động yên tâm và một phần thưởng gắn với kết quả công việc. Phần thưởng này chỉ phát sinh khi doanh thu tăng, nên công ty không chịu áp lực chi trả lớn trong tháng kinh doanh chậm.
Cuối mỗi quý, chủ doanh nghiệp so sánh tổng chi phí nhân sự với doanh thu và lợi nhuận để đánh giá việc tuyển thêm người đã mang lại kết quả tương xứng hay chưa. Con số này là căn cứ cho các quyết định tăng lương hoặc mở rộng đội ngũ về sau.
Giữ riêng quỹ lương của vài tháng giúp công ty nhỏ trả lương đều đặn cả trong mùa thấp điểm.
3. Đặt chỉ tiêu công việc đơn giản cho đội ngũ nhỏ
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu tìm hiểu KPI là gì khi lần đầu cần đánh giá công việc của người khác. Với đội ngũ chỉ vài người, chỉ tiêu nên ít và dễ đo, gắn trực tiếp với nhiệm vụ hằng ngày thay vì sao chép bộ chỉ tiêu của doanh nghiệp lớn.
Trong ví dụ cửa hàng gốm, nhân viên bán hàng có thể được đánh giá theo số đơn chốt thành công và tỷ lệ khách quay lại mua, còn nhân viên đóng gói được đánh giá theo số đơn giao đúng hẹn và tỷ lệ hàng đến tay khách nguyên vẹn. Mỗi vị trí chỉ cần hai đến ba chỉ tiêu là đủ.
Chỉ tiêu nên được thống nhất với nhân viên ngay khi nhận việc, kèm cách tính phần thưởng tương ứng. Khi người lao động biết rõ mình được đánh giá dựa trên điều gì, họ chủ động sắp xếp công việc và chủ doanh nghiệp cũng có cơ sở minh bạch để trả thưởng.
Sau vài tháng, chủ doanh nghiệp có thể điều chỉnh chỉ tiêu dựa trên dữ liệu thực tế. Chỉ tiêu quá dễ hoặc quá khó đều làm giảm động lực, nên mức phù hợp là mức nhân viên đạt được khi làm việc đều đặn và có cố gắng thêm. Kết quả theo dõi chỉ tiêu qua nhiều tháng cũng là dữ liệu để chủ doanh nghiệp quyết định khi nào tăng lương cố định cho nhân viên gắn bó.
Mỗi vị trí chỉ cần vài chỉ tiêu dễ đo, gắn trực tiếp với công việc hằng ngày của nhân viên.
Tuyển người đầu tiên là lúc tài chính cá nhân và tài chính công ty cần được tách rõ. Một mức lương cố định cho chủ doanh nghiệp, quỹ lương dự trù theo mùa kinh doanh và vài chỉ tiêu dễ đo cho từng vị trí sẽ giúp công ty nhỏ vận hành ổn định trong những năm đầu.
